¿Qué es una centralita virtual?

¿Te imaginas poder ofrecer una imagen profesional y atractiva en el momento de levantar el teléfono ante la llamada de un futuro cliente potencial y poder gestionar todas tus llamadas salientes? Esto está, más que nunca, al alcance de tu mano y de tu bolsillo. Te explicamos qué es una centralita virtual, y por qué están dejando totalmente obsoletas a las centralitas tradicionales.

Conoce de cerca lo que es una centralita virtual

Se trata de un Sistema de telefonía avanzado que te permite controlar todos los servicios y parámetros que dependen de ella; desde crear y personalizar el mensaje de bienvenida que escucharán los futuros clientes, pasando por disponer de diferentes extensiones para tus trabajadores, hasta la elección y reproducción de la música en espera. Vamos a profundizar un poco en cada una de las múltiples posibilidades que te ofrece una centralita virtual:

• Convierte tu móvil en una centralita virtual. En este caso tu teléfono móvil actúa como nexo con la centralita que gestiona las llamadas y demás propiedades.
• Puedes disponer de varias líneas y números. Puedes disponer de tantas líneas como necesites. Esto va a impedir que tu teléfono se sature aunque llamen varias personas a la vez. Estos números “virtuales” no están asociados a ninguna centralita física, sino que pertenecen a la nube, lo que permite portarlos de un operador a otro; además puedes obtener un número nuevo o utilizar uno ya existente. Cada trabajador contará con un número corto, a través del cual podrá recibir y emitir llamadas. Pueden estar enlazadas a un solo dispositivo o a varios (multiSIP), lo que te permitirá responder las llamadas desde distintos lugares.
• Se adapta a los distintos horarios de la empresa. Cada negocio es diferente y con unas necesidades y horarios distintos, por ello, es importante poder adaptar la centralita a estas peculiaridades en lo que se refiere a los mensajes de bienvenida y a las locuciones, dando un mensaje u otro dependiendo de ellas.
• Elección y reproducción de locuciones de bienvenida. Es tan importante lo que se diga en un mensaje de bienvenida como el tono y el color de la voz con el que se hace. Por ello, una centralita digital de calidad debe tener una amplia oferta de posibilidades en este aspecto. Contribuyendo a que puedas adaptarla al carácter y necesidades de tu empresa.
• Tienes a tu alcance un menú de opciones. Esta opción, también conocida como operadora automática o IVR es muy práctica, ya que de una forma ordenada distribuye las llamadas según sea el tema del que se trate o el departamento con el que se quiera contactar. Para los clientes, aunque a veces puede resultar un poco tedioso, les conducirá al lugar al que quieren llegar sin tener que pasar por diferentes interlocutores, y para la empresa es una muy Buena forma de simplificar recursos y aumentar la productividad de sus trabajadores.
• Posibilita que varias oficinas y teletrabajadores puedan trabajar más unidos. Sólo se necesita un ordenador o teléfono móvil y una conexión a internet para tener acceso a los servicios de la centralita. Esto lo permite el hecho de que todas sus prestaciones estén en la nube. Estas centralitas multisede conectan a trabajadores con distintos horarios y costumbres y para la empresa es una solución económica y práctica.
• Además, desde una centralita virtual puedes utilizar números de teléfono de otros países y gestionarlos como si los tuvieses en oficina; gestionar de una forma automática y previa, todos los festivos del año; y enviar llamadas a un grupo de trabajadores, recibiendo así la información de una manera conjunta; elegir la música en espera y gestionar los buzones de voz, el servicio de atención al cliente y realizar la grabación de llamadas.

¿Qué necesitas para instalar una centralita virtual?

Una centralita virtual puede traerte muchos beneficios y ayudarte a que tu negocio o empresa crezca; para utilizarla necesitas cumplir algunos requisitos:

1. Lógicamente necesitarás una conexión a internet. La mejor opción, sin duda, es la fibra; utilizar ADSL, 4G y WIMAX son buenas opciones en el caso de usar una centralita móvil; aunque, en momentos puntuales, puedes encontrar algunos problemas con el audio; la conexión que no es recomendable, en ningún caso, el la de 3G. Es recomendable tener 1mb de subida y de bajada para cada una de las llamadas.
2. En comparación con una centralita telefónica tradicional, las centralitas virtuales necesitan tener determinados equipos telefónicos para poder disfrutar y amortizar todas las prestaciones que te ofrecen. La opción que te recomendamos es la de los teléfonos IP, son teléfonos de sobremesa o inalámbricos, creados especialmente para utilizar con centralita;  otra opción muy interesante es la de los móviles integrados. Estos móviles permiten recibir llamadas sin la necesidad de estar conectados a internet; también se pueden emplear softphones, que son apps o programas que emulan teléfonos y con los que puedes atender llamadas o llamar desde tu móvil o tu ordenador; si dispones de un teléfono convencional, también podrás utilizarlo con una centralita virtual, pero necesitarás utilizar un adaptador ATA VoIP. Que consigue convertir la señal analógica en otra VoIP, para que puedas utilizar todas las funciones; aunque sería la opción que menos te aconsejamos.

¿Cómo funciona una centralita virtual?

La principal característica que tiene una centralita virtual y que marcará su funcionamiento y prestaciones que te ofrece, es el hecho de que su información no se encuentra en ningún sitio fijo, sino que se encuentra en internet, en lo que conocemos como la nube. Esto hace que no sea necesario actualizarlo ni mantenerlo.

Cuando alguien llama a través de una centralita virtual, esta le contesta, comprobando la información que necesita para saber cómo gestionarla (número al que llaman, opción del menú elegido, …); una vez hecho esto, elige la locución de bienvenida y envía la llamada a la extensión que corresponda.

Tipos de centralitas virtuales

Dependiendo de los dispositivos con los que la vayas a utilizar, fijos o móviles,, existen diferentes tipos de centralitas virtuales:

• Centralita virtual tradicional. Con ella se utilizan teléfonos IP o teléfonos convencionales con softphones o aplicaciones que te permitan recibir y hacer llamadas; funciona con conexión a internet.
• Centralita virtual para móviles. Aquí se emplean líneas móviles, que no necesitan conexión a internet y puede utilizarlos mientras te mueves o te desplazas. Su uso está extendido, sobre todo, en empresas con gran movilidad y transferencia de llamadas, como son las del transporte o con comerciales. Asegurando una comunicación óptima entre todas las líneas telefónicas.
• Centralita virtual mixta. En esta opción se combinan los teléfonos IP, utilizados por los trabajadores que permanecen en la oficina y las líneas móviles, para los empleados que se desplazan o viajan; evitando para ellos tener que utilizar los paneles de control de la centralita, ante las llamadas entrantes.
• Centralita virtual multisede. Su configuración, aunque es independiente para cada sede de una empresa, funciona de una manera unificada para todas ellas; ayudando así, de una manera muy efectiva, a la comunicación y a gestionar las llamadas internas de la empresa.
• Centralita virtual móvil para autónomos. Esta es una opción para aquellos trabajadores por cuenta propia, que también desean dar un trato personalizado y de calidad a los clientes, cuando recibe las llamadas. Además de un número móvil con llamadas ilimitadas, también dispone de un número fijo y de todas las prestaciones de la centralita telefónica.

Desde Equone esperamos que este artículo te pueda servir de orientación a la hora de elegir el sistema telefónico que más se adapte a tu negocio. Además, puedes contar con nosotros para encontrar soluciones en el equipamiento integral de tu oficina.