Contar con un software de gestión documental para tu empresa es tener facilidades en el día a día, pero elegir el más idóneo y el que más se adapte a cada negocio no es tarea sencilla. Hay que saber que características se necesitan, los departamentos que tienen que usarlo de forma coordinada y la compatibilidad que tengan con los programas actuales que se estén utilizando.
¿Qué es Digitaldocu?
Digitaldocu, una de nuestras soluciones informáticas, es un software de gestión de documentos capaz de adaptarse a varios departamentos de las empresas para guardar y organizar documentos en formato digital. Su finalidad es mejorar la capacidad de acceso a un mismo documento desde diferentes lugares, así como automatizar procesos de contabilidad dejando atrás el formato papel.
Entre departamentos se podrá intercambiar documentación de manera rápida y sencilla para ganar en tiempo y eficacia durante sus tareas. Es elástico y versátil para cualquier departamento:
- I+D+I.
- Dirección.
- Marketing.
- Comercial y ventas.
- Recursos humanos.
- Compras, administración y finanzas.
¿Qué debe integrar un software de gestión documental?
Lo primero que debes pensar es que va a facilitar las tareas en tu negocio, haciendo mucho más eficaces las tareas entre departamentos. Para que esto sea posible debe integrar una serie de características:
- Estructura de archivos para una óptima organización entre los diferentes tipos de documentos.
- Permitir búsquedas y filtros para localizarlos de manera rápida.
- WorkFlow o la capacidad de cada usuario de poder seguir las acciones que se realicen sobre cada documento.
- Integración con software de terceros para no perder ningún tipo de información.
- Automatización de procesos con IA y firma legal de documentos con OTP.
- Puedes dar diferentes roles y permisos para que cada usuario o departamento acceda a lo necesario. Además, quedan registradas todas las acciones por usuario.
- Accede desde cualquier dispositivo para facilitar los procesos.
- Escanea documentos a papel y modúlalos según tus necesidades.
- Si has hecho modificaciones en un documento y quieres volver a una versión anterior, también es posible.
Estas son algunas de las características más importantes en el día a día de empresas de cualquier sector, pero no las únicas. Si estás interesado en obtener más información para implementar este software de gestión documental, contacta con nosotros.
MÁS INFORMACIÓN SOBRE DIGITALDOCU
Compatibilidad de Digitaldocu con otros software
Sea cual sea tu sector sabemos que tu empresa está preparada para dar el salto a la digitalización de documentos con el mejor software de gestión documental. Seguramente trabajes con algún otro tipo de ERP o programa de contabilidad, pero no te preocupes por ello porque Digitaldocu comparte metadatos y asocia documentos con:
- Salesforce.
- SAP.
- Microsoft Dynamics 365.
- SAGE.
- Ahora soluciones ERP, CRM y BPM.
- A3ERP.
- Clavei.
Además, cuenta con extensiones para Microsoft Office.
Compatibilidad con tu multifunción
A la hora de utilizar tu impresora multifunción, podrás realizar tareas de forma muy sencilla para facilitar tu trabajo y el de tus empleados. Las principales acciones que Digitaldocu MFP integra con tu multifunción son:
- Digitaldocu está homologado desde 2008 por la AEAT para la Digitalización Certificada.
- El proceso de digitalización está homologado por la Agencia Tributaria.
- Puedes transferir documentos escaneados al destino de tu Gestor Documental.
- Es capaz de generar tus documentos en PDF, leer códigos de barras y códigos QR.
- Compatible con cualquier fabricante.
- Su accesibilidad es muy sencilla, accediendo con un toque y código PIN de cada usuario.
Integración con empresas
Numerosos sectores pueden beneficiarse de las soluciones que aporta el software de gestión documental para tu empresa. Maneja grandes volúmenes de documentos e indéxalos en tu gestor documental. Es una solución indispensable a la hora de localizar y emitir documentos en función de su contenido.
Integración con las instituciones y organismos de la administración pública
La Administración Pública encuentra numerosos beneficios en este software gestor documental porque genera copias electrónicas auténticas que Digitaldocu MFP es capaz de hacer. Además, los documentos en formato PDF/A con sellado de tiempo y certificación digital son soluciones beneficiosas en sus tareas. La cantidad de volumen de la documentación a gestionar hace de este software una solución prácticamente indispensable.
Integración en el sector legal
Tanto los despachos jurídicos como abogados, procuradores y notarías pueden beneficiarse de las numerosas características de Digitaldocu MFP por su compatibilidad con Lexnet, la plataforma de intercambio de información entre órganos judiciales facilitada por el Ministerio de Justicia. Un gran avance para este sector que simplifica todos los procesos.
Desde Equone queremos dar las gracias a nuestro proveedor Digitaldocu, por facilitarnos toda esta información detallada y de calidad. Si tú también quieres mejorar y simplificar procesos en tu negocio, te ofrecemos como resultado una solución que puede integrarse en cualquier equipo multifunción, dispositivos móviles y capacidad de integración con el software que necesites. Ahorra tiempo, recursos y espacios de la mano de Equone y Digitaldocu.
Fuente de información Digitaldocu: Web Oficial